Brytyjsko-Polska Izba Handlowa  jest instytucją wspomagającą rozwój przedsiębiorstw brytyjskich w Polsce. Organizacja pełni rolę izby handlowej, łącząc funkcje podtrzymywania kontaktów zawodowych, handlowych, kulturalnych i towarzyskich pomiędzy Polską a Wielką Brytanią.

Jednocześnie zapewnia ona usługi komercyjne, takie jak tłumaczenia, projektowanie materiałów promocyjnych, kompleksową pomoc w uruchomieniu działalności brytyjskich przedsiębiorców w Polsce, doradztwo i badania rynkowe. Kontakty z partnerami biznesowymi – aktualnymi i potencjalnymi – odgrywają kluczową rolę w działalności BPCC. Dlatego nieodzowne jest efektywne oprogramowanie do zarządzania kontaktami.

Wyższa sprzedaż

W 2008 roku BPCC zadecydowała o zmianie dotychczasowego rozwiązania – autorskiego Data CRM – na w pełni profesjonalny standard branżowy w dziedzinie oprogramowania: ACT! by Sage.

Poprzednio stosowane oprogramowanie tylko w niewielkim stopniu zapewniało nam potrzebne funkcje – mówi Suzanne Adcock, Członek Zarządu i Dyrektor Operacyjny Brytyjsko-Polskiej Izby Handlowej (BPCC).

W szczególności uciążliwy był brak możliwości rozwoju oprogramowania oraz niedostępność fachowej opieki serwisowej. Wszystko to uniemożliwiało rozszerzanie aplikacji o nowe, potrzebne funkcje. Po zapoznaniu się z możliwościami ACT! okazało się, że narzędzie to spełnia wszystkie kluczowe kryteria: pozwala sprzedawcom osiągnąć lepsze wyniki w krótszym czasie i jest łatwe w instalacji. To sprawdzone w wielu krajach rozwiązanie dało BPCC gwarancję rozwoju i serwisu.

W porównaniu z poprzednio wykorzystywanym narzędziem, ACT! by Sage oferuje znacznie bogatszą funkcjonalność, dając nam m.in. możliwość tworzenia historii kontaktów z konkretnymi firmami – dodaje Suzanne Adcock.

Wdrażając nowe rozwiązanie, BPCC miało na celu stworzenie centralnej, uporządkowanej bazy danych z informacjami o aktualnych i potencjalnych członkach Izby i współpracujących z nią firmach oraz przypisanie do nich szczegółowych kryteriów, takich jak sektor, branża, region, dział w firmie i stanowisko reprezentanta.

Szybka i łatwa instalacja

Za wdrożenie programu ACT! odpowiedzialna była firma Chandney Software sp. z o.o., Partner Sage sp. z o.o. Po przeanalizowaniu dotychczasowego systemu CRM i zidentyfikowaniu funkcjonalności, których w nim brakowało, przystąpiono do parametryzacji oprogramowania zgodnie z wymaganiami BPCC. Podczas dostosowywania ACT! wykorzystano narzędzia programistyczne Microsoft dla języka C# oraz makra i zapytania przygotowane w Microsoft Excel i Microsoft Access. Potrzebne było m.in. przeniesienie danych ze „starego” CRM i plików programu Excel do ACT!. Ekipa wdrożeniowa zintegrowała dane z ok. 100 źródeł zawierających pliki „xls” i bazę wcześniejszego CRM - łącznie ponad 30 000 rekordów. Po zakończeniu integracji systemów i raportów zainstalowano ACT!. Wdrożenie trwało 4 miesiące i zakończyło się przeszkoleniem wszystkich pracowników w zakresie obsługi programu.

Lepsze wyniki

ACT! wykorzystywany jest obecnie na 14 stanowiskach pracy. W efekcie sprawnej i prostej instalacji systemu powstała centralna, uporządkowana baza, licząca ponad 20 000 kontaktów.

Teraz ACT! by Sage jest wykorzystywany w programie wspierania dwustronnej wymiany handlowej miedzy Polską i Wielką Brytanią. – mówi Suzanne Adcock. Pomaga nam osiągać lepsze wyniki, m.in. naszych akcji marketingowych – dodaje.

ACT! by Sage jest bowiem wygodnym narzędziem do przygotowywania akcji telemarketingowych. Dzięki niemu Izba realizuje akcje mailingowe, by pozyskać nowych członków, uczestników konferencji i spotkań biznesowych, a także sponsorów. Wszystkie kontakty zapisywane są w bazie danych, a ich historia może być potem śledzona. Pracownicy m.in. wyszukują i filtrują kontakty według podanych przez siebie reguł, co automatyzuje pracę i oszczędza czas pozyskania informacji.

Posiadanie wszystkich danych w jednym miejscu znacznie upraszcza naszą komunikację – ocenia Suzanne Adcock.

Łatwiejsze zarządzanie

Szybszy dostęp do danych ułatwia także intuicyjny interfejs, dostosowany do potrzeb BPCC. Zdefiniowano także dodatkowe, niestandardowe pola, dzięki którym pracownicy mogą wpisywać potrzebne im informacje o kontaktach i przeszukiwać według nich bazę. W każdej chwili możliwy jest eksport danych dotyczących akcji marketingowych do dalszej obróbki lub przygotowania dodatkowych raportów.

Dzięki ACT! możemy określić poziom zaangażowania członków naszej Izby w poszczególne obszary działalności i - gdy tylko nadarzy się okazja - pozyskać ich do naszych inicjatyw. – mówi Suzanne Adcock.

W ramach zadań powdrożeniowych system, działający w Izbie, został objęty wsparciem serwisowym Chandney Software sp. z o.o. Dzięki tej usłudze oprogramowanie może być na bieżąco modyfikowane. Firma ta w przyszłości zintegruje ACT! z oprogramowaniem Sare. Planowane jest także opracowanie wygodnych mechanizmów importu zewnętrznych baz kontaktowych dla potrzeb ACT!.

Źródło: www.sage.com.pl

ShareTweet